Många saker omkring oss kan sägas vara system. Till exempel kan jorden sägas vara ett system, i sig bestående av flera olika delsystem. Ett delsystem kan i detta fallet vara ett land, en stad, ett hav och så vidare. Det finns ekologiska system, t.ex en sjö, ekonomiska system, t.ex ett företag, teknologiska system, t.ex en bil, och så vidare. System brukar delas upp i tre undergrupper:

    Naturliga system är till exempel solsystemet, jorden eller människan.

    Konstruerade system kan vara till exempel en bil, en stad, en företags-    organisation, eller ett datorprogram.

    Fysiska system består av fysisk materia, till exempel delarna i en bil     eller ett flygplan. Abstrakta system är sådana som exempelvis en     persons erfarenheter och kunskap.

    Öppna system är sådana som påverkas av sin omgivning, exempelvis     informationssystem där information samlas in och bearbetas för att ge     upphov till ny information. Ett annat exempel på öppna system är     ekologiska system, som bevisligen påverkas av sin omgivning.

    Slutna system existerar i praktiken inte. En evighetsmaskin skulle     vara ett exempel på ett slutet system, eftersom den skulle fungera utan     att vare sig avge eller tillföras energi utifrån, men sådana maskiner     finns inte idag. I stället talar man om mer eller mindre öppna system.     Ett exempel på ett mindre öppet system är människans blodomlopp,     som normalt sett fungerar utan att man varken tillför eller tar bort     något.

Datorprogrammerarens uppgift handlar vanligtvis om att beskriva ett system av något slag med instruktioner, information, som datorn kan bearbeta. Detta låter kanke enkelt, men för den strukturerade programmeraren handlade det alltsom oftast om att beskriva en ostrukturerad verklighet med ett strukturerat verktyg. Innan OOP, Objekt Orienterad Programmering fanns, tvingades man ofta anpassa systemet efter programmets struktur. Med ett objekt orienterat tänkande försöker man beskriva ett system med hjälp av ett eller flera så kallade objekt. Det huvudprogram man sedan skriver blir då ett regelverk för hur dessa fristående objekt samverkar med varandra för att bilda ett system.

Inom systemeringen sysslar man i huvudsak med informationssystem, det vill säga system där information samlas in, bearbetas enligt vissa regler och omvandlas till ny information. Om man går lite snävare i sin definition av informationssystem så utgör de underlag för beslut som påverkar reultatet av en process. Med hjälp av rätt information kan man fatta rätt beslut och därmed effektivisera sin process. Vad en process innebär kan vara alltifrån produktion av en produkt till strategiska beslut för ett företags marknadsföring. Systemeringens uppgift är att bygga upp ett system där rätt information kommer till rätt process vid rätt tidpunkt.

Som ett exempel på ovanstående kan nämnas ett elekroniskt tändsystem för förbränningsmotorer, där information inhämtas om varvtal, gaspådrag, lufttryck, luftfuktighet etc. i syfte att beräkna tidpunkt för tändstiftets gnista.

Det handlar alltså om att samla in, bearbeta, lagra och distribuera information på ett sätt som gör att man kan fatta rätt beslut för att styra en verksamhet eller en process. Som i exemplet ovan, där tändsystemet används till att styra processen, som här utgörs av motorns energiproduktion, på effektivast möjliga sätt.

Ett informationssystem är egentligen något väldigt abstrakt. Om man tar exempelvis ett företag, så ingår allt från skvallret i kafferummet till datakommunikationen över nätverket i informationssytemet. Därför delar man upp systemet i två huvuddelar, det oformaliserade informationssystemet och det formaliserade informationssystemet:

    Det oformaliserade systemet innefattar bland annat skvallret och     annan information där man inte på förhand kan säga vem som får     tillgång till informationen och hur den kommer att användas.

    Det formaliserade informationssytemet består däremot av de delar     som utgör fasta rutiner, där man hela tiden vet vilken information som     följer vilka vägar och hur den används. Exempelvis hur ett företag tar     emot en order och behandlar den så att rätt varor packas och skickas     till rätt adress på rätt datum, samtidigt som det skapas en faktura med     rätt belopp och så vidare.

Ett formaliserat informationssystem kan till exempel utgöras av ett ordermottagningssystem bestående av en eller flera datorer som kör programvara för att behandla ordern. Här skulle systemeringsarbetet ur programmerarens synpunkt utgöras av att analysera hur den information ordern består av skall behandlas av datorprogrammet för att slutligen resultera i leverans och fakturering. Intressanta frågeställningar i sammanhanget kan till exempel vara:

• Vilken information består ordern av?
• Hur skall informationen tillföras systemet?
• Hur skall lagerpersonalen informeras om vad som skall paketeras?
• Skall fakturering utföras av ordersystemet eller skall informationen överföras till ett ekonomisystem för vidare bearbetning där?
• Skall systemet kunna lagra informationen, så att man senare kan gå tillbaka i tiden och få information om tidigare order?
• Hur skall allt detta gå till?

Som synes handlar det om att beskriva det system man står i begrepp att skapa. När en tillfredställande beskrivning av systemet åstadkommits, börjar den objektorienterade programmeraren identifiera objekt som kan beskriva olika delar av systemet. Därefter börjar arbetet med att ställa upp regler och logik för hur dessa objekt skall samverka med varandra för att realisera systemet.

Först därefter börjar man tänka i tekniska termer på det man åstadkommit, det vill säga hur skall detta realiseras i ‘kod’ för datorn.

Systemering inriktar sig på det formaliserade informationssystemet, och det handlar om att beskriva, bryta ner i mindre delar, analysera och foga ihop delarna till ett nytt och förhoppningsvis bättre system. För att göra detta på ett så effektivt sätt som möjligt har man vissa mål och förutsättningar att uppfylla:

• Att alla som arbetar med systemeringen använder samma arbetsmetoder och att kommunikationen inom arbetsgruppen och mellan gruppen och uppdragsgivaren sker på ett formaliserat sätt.
• Att arbetet och arbetssättet dokumenteras på ett tillfredställande vis så att man i efterhand enkelt kan konstatera hur och varför man utformat systemet på ett visst sätt.
• Att man arbetar på ett sätt som gör det möjligt att uppskatta kostnader och tidsåtgång för utvecklingen av systemet. Detta är särkilt viktigt då det alltid finns någon som skall betala kalaset, och som alla vet vill man gärna veta vad något kostar innan man köper det.
• Systemeringsarbetet skall resultera i en bra dokumentation över systemet och göra systemet lätt att använda och underhålla. Dokumentationen måste vara utförd så att vem som helst kan sätta sig in i systemet i efterhand.

Att konstruera ett nytt system kan ofta vara en omfattande uppgift. På ett stort företag kan många människor vara inblandade i arbetet om det rör sig om ett stort system. Därför delar man upp arbetet i mindre delar, så kallade systemeringsetapper. Ofta arbetar man i så kallad projektform, där man fördelar arbetet på arbetsgrupper (team). Varje arbetsgrupp ansvarar för sin del av projektet, och det övergripande ansvaret för projektet har en projektledare. Det är projektledaren som ansvarar för kommunikationen mellan arbetsgrupperna, uppsättande av mål, delegering av uppgifter till arbetsgrupperna, uppföljning av målsättningar samt kommunikation med uppdragsgivaren.

• VERKSAMHETSSTUDIE

    I verksamhetsstudien studeras hur verksamheten ser ut idag.     Resultatet av studien används sedan som utgångspunkt för resten av     arbetet i systemeringsprojektet. En verksamhetsstudie initieras ofta av     att man funnit problem eller ineffiktivitet i någon del av företaget och     vill förbättra och effiktivisera verksamheten.

• MÅLSTUDIE

    När man studerat hur verksamheten ser ut och vilka problem som     finns, startar man målstudien. Målstudiens syfte är att sätta upp mål     för verksamheten och systemet. Resultatet bör bli en målanalys som     fungerar som riktmärke för konstruktionsarbetet. Ett annat sätt att     uttrycka ovanstående: Vad skall systemet prestera?

• INFORMATIONSSTUDIE

    I informationsstudien analyserar man informationsflödet till och från     systemet. Man studerar vilken information som tillförs systemet,     i vilken form informationen tillförs, hur informationen tillförs     systemet, hur informationen skall se ut efter bearbetning samt vart     informationen slutligen skall hamna. Informationen ifråga kan till     exempel utgöras av en order som ska faktureras, bekräftas, skrivas     följesedel till och skeppas iväg. Ett annat exempel kan vara en signal     in till ett flygplans styrsystem, orsakad av en pilots påverkan av     styrspaken, som efter lämplig signalbehandling skall resultera i     lämpligt roderutslag på flygplanet.

• BEHANDLINGSSTUDIE

    I behandlingsstudien tittar man på hur inkommande information skall     behandlas för att utgående information skall kunna framställas på     önskat sätt vid rätt tidpunkt och plats. I exemplet med företaget som     får in en beställning så skall den behandlas så att lagret får     information om vilka detaljer som skall paketeras, ekonomi-    avdelningen får information om vilka varor som paketeras så att de     kan skicka ut en korrekt faktura och så vidare. Behandlingsstudien tar     fram hur informationen skall behandlas för att de olika avdelningarna     skall få rätt information på rätt sätt vid rätt tidpunkt.

Ovanstående punkter går alltså ut på att beskriva vad man vill att systemet skall åstadkomma. Dessa resultat, naturligtvis väl dokumenterade, använder man sedan för att i mer teknisk bemärkelse konstruera systemet. Också detta sker i ettapper, från grovskisser av systemets komponenter till detaljerade tekniska lösningar. Under hela arbetet har man målstudien som riktmärke. Om målet med systemeringen är en programvara sker dessutom, parallellt med systemeringsarbetet, hela tiden försök att identifiera objekt som kan beskriva delar av systemet.

• SYSTEMKONSTRUKTION

    I systemkontruktionsfasen använder man dokumentationen från     verksamhets-, informations-, och behandlingsstudierna för att skissa     upp det nya systemet. Hela tiden använder man resultatet från     målstudien som riktmärke.

• DETALJKONSTRUKTION

    När man väl har skissen över systemet från systemkonstruktionen     börjar man kontruera detaljerna i systemet.Detaljerna i ett system     utgörs av allt ifrån arbetsrutiner och personalresurser till maskiner     och programvara som behövs för att uppfylla de villkor som system-    konstruktionen skapat. Det är nu man beslutar om hur skärmbilder,     utskrifter och så vidare skall se ut, hur många datorer som skall ingå i     systemet, vilket nätverk som skall användas, vilken typ av     maskin-    vara som behövs med mera. Ur programmerarens synvinkel är det nu     man börjar kontruera de objekt man tidigare identifierat, och sätta upp     regler för hur de ska samverka för att bilda systemet.

• GENOMFÖRANDE

    I genomförandet bygger man upp det nya systemet utifrån     huvudritningen, det vill säga systemkonstruktionen, och med     detaljkonstruktionen som underlag för hur det hela skall se ut. Det är     under denna fas man införskaffar nödvändigt material och maskiner,     anställer eventuell ny personal, skriver nödvändig datorprogram-vara     med mera. Det är alltså nu man realiserar alla planer man byggt upp i     tidigare faser. För programmeraren innebär denna fas att sätta ihop     alla objekt, procedurer, kodsnuttar och ideer som systemeringen lett     fram till för att åstadkomma ett körbart program.

• EFTERSTUDIE

    I efterstudien jämförs det verkliga resultat systemet presterar med de     mål man satt upp i målstudien. Om man uppnått de uppsatta målen     eller ej beror i stor utsträckning på om projektet drivits på rätt sätt,     och om man arbetat utifrån de tidigare nämnda arbetsmetoderna.     Dessvärre visar det sig alltsom oftast att man skjutit långt bredvid     målet, det vill säga att systemet inte uppfyller uppställda krav eller till     och med åstadkommer resultat man ej inberäknat i målstudien. Detta     beror oftast på att ledningen och styrningen av projektet inte fungerat     som det borde. Det vill säga: den ena handen har inte vetat vad den     andra gjort.

Systemering sker inte bara i olika etapper, utan även på olika nivåer. Programmerarens uppgift är inte att systemera hela systemet, utan snarare de bitar som faller under programvarukonstruktion. Målstudien blir då att reda ut vad programmet skall prestera baserat på den information det får från övriga delar av systemet. Resten av programsystemeringen utgår sedan från detta.

Av detta framgår att kommunikationen mellan olika arbetsgrupper i projektet är mycket viktig. Om den fallerar, kan någon sitta och utveckla en programvara med helt felaktiga förutsättningar. Resultatet kan då bli att programmet ej samverkar med resten av systemet på önskat sätt, och att systemet därför inte når upp till målsättningen.

En av de viktigaste delarna i systemeringsarbetet är att avgränsa systemet, att bestämma vilka delar av systemet som behöver nyskapas. I fallet med företaget, så behöver kanske inte hela företagets informationssystem göras om, utan bara ordermottagningen. Då måste man i systemeringsarbetet utreda vilken information som tillförs denna avdelning, och vilken information som skall lämna densamma, så att systemet får klara avgränsningar mot sin omgivning. Resten av systemeringsarbetet försiggår sedan inom dessa ramar.

Ett led i denna avgränsning är att skilja ut uppgifter som skall utföras med manuell databehandling från uppgifter som skall utföras med automatisk databehandling, till exempel med hjälp av datorer. De flesta informations-systemen i näringslivet är en kombination av dessa båda. Till exempel kan man tänka sig att systemeringen av de uppgifter som skall skötas via ADB utförs av en grupp programmerare, som får information om vilket indata och utdata deras datorsystem skall ta emot respektive leverera från en annan grupp som arbetar med systemeringen av den manuella databehandlingen.

Innan man drar igång hela systemeringsprocessen brukar man göra en förenklad variant av de fyra första etapperna. Detta kallas för en förstudie. Syftet med förstudien är att man vill kunna göra en uppskattning av tidsåtgången och kostnaden för hela systemeringsprojektet.

Ett företag som på grund av olika orsaker, exempelvis lönsamhetsbrist eller behov av utveckling, har för avsikt att göra en förändring i sin organisation brukar anlita ett utomstående företag för att genomföra en förstudie. Om sedan resultatet av denna förstudie visar att verksamheten kan förändras på önskat sätt genom ett nytt informationssystem, drar man igång hela systemeringsprocessen. Denna kan skötas av interna experter, men då få företag har egen expertis inom området brukar även denna tjänst köpas in. Vanligtvis hamnar systemeringen på företagets dataavdelning, vilken sällan är stor nog att hantera detta arbete själv.

Nästa punkt i det övergripande systemeringsarbetet kommer när alla etapper till och med systemkonstruktionen är avklarade. I inledningen till detalj-kontruktionen måste beslut angående inköp eller konstruktion av datorsystem för ADB-delen vara fattade. Om ett nytt datorsystem skall konstrueras måste systemeringen av detta sättas igång. Ofta beslutas om inköp av ett befintligt system. För det mesta passar ett sådant system inte direkt in i det övriga systemet, utan man måste anpassa och konfigurera det. I slutändan fälls avgörandet på ekonomiska grunder, det vill säga man väljer det som blir billigast.

En farm i Honduras är ett exempel som vi studerar för att komma tillrätta med vad ett system egentligen är.

Farmarbilden beskriver ett litet jordbruk i Honduras som ett system. Systemet har kartlagts av en agronom från Costa Rica. Syftet var att man skulle få en uppfattning om vilkoren att producera mat i tredje världen. Bilden är en förenkling av originalet för att få bilden mer överblickbar.

Farmaren och hans familj arbetar på den egna gården med odling av majs och ris. Vid högsäsong hyr de in lite extra hjälp, liksom de själva hjälper andra farmare vid vissa tillfällen. De har även kycklingar och några fruktträd, men det är mest för hushållsbruk.

Familjen har också en oxe som de utnyttjar i det egna jordbruket. Oxen hyr de desutom ut några dagar ibland. I vår figur har energiflödet (mandagar och ox-dagar) i systemet skilts från materialflödet (ris, majs e t c). Både energi och materia har åsatts ett värde i dollar, för att vi senare ska kunna beräkna den ekonomiska bärkraften i olika delar i jordbruket.

I exemplet har det varit endamålsenligt att betrakta de olika odlingarna var för sig, för att kunna se vad var och en ger. Vårt system har delats upp i delsystem.

När man bryter ner ett system till flera delsystem strävar man efter att få en naturlig uppdelning som möjligt, t ex efter olika funktioner, efter geografiska förhållanden eller efter organisatoriska förhållanden. I vårt exempel är det olika slag av jordbruksprodukter som gett delsystemindelningen. De är naturligt särskiljbara då de produceras på olika sätt, kräver olika arbetsinsatser m m. Desutom hade man för avsikt i den här undersökningen att just studera hur olika delar av jordbruket bidrar ekonomiskt.

Förutom delsystemen efter jordbruksprodukterna har vi ett socio-ekonomiskt delsystem, nämligen familjen. Det är också naturligt särskiljbart från de övriga, då det är av ett helt annat slag.

Systemgränsen för vårt exempel är inte markerad i figuren, men vi kan bestämma den till de ställen där pilarna pekar in mot eller bort från systemet - där input och output i form av produkter och energi räknas i dollar.

Systemets omgivning består naturligtvis främst av det omkringliggande samhället med sina avsättningsmöjligheter, arbetskraftstillgång m m. Klimat och jordmån tillhör också omgivningen. Vi kan inte bortse från omgivningen när det blir dags att använda systemanalysen som underlag för eventuella beslut.

Till delsystemet Risodling använder farmaren 195 kg ris i utsäde och får 4 385 kg i skörd. Vi har på den åkerlappen en produktivitet på 4 385/195, alltså ca 22 ggr.

Med Produktivitet avses ett systems förmåga att omvandla ett visst slags input till ett visst slags output. Produktiviteten anges som kvoten mellan dessa båda.

Som vi lätt inser, säger inte produktiviteten allt om delsystemet risodling. Den säger inget om de andra uppoffringar som gjorts (gödning och arbete) för att uppnå resultatet.

Ett annat mått på ett systems förmåga är effektiviteten. Effektivitetsbegreppet skiljer sig från produktivitetsbegreppet främst i två avseenden:

• effektivitetsbegreppet tar hänsyn till flera slag av input och output
• effektivitetsbegräppet tar hänsyn till värderingen av input och output

För delsystemet Risodling behöver vi, för att få fram ett mått på effektiviteten, värdera systemets samlade input och jämföra den med värdet av systemets output. Vi kan då sätta den enkla generella formel som visas nedan.

Effektiviteten = Värdet av output / Värdet av input

För vår Risodling gäller då:

Värdet av input = värdet av    179 mandagars arbete

            195 kg ris

            25 oxdagar

            91 kg gödning

Värdet av output = Värdet av    4 385 kg ris

Det blir svårt att få ett mått på effektiviteten, om vi inte kan skapa en gemensam värderingsgrund för olika slag av input och output. För vår farm klarar vi det genom att räkna om de olika slagen till ett marknadsvärde. Vi vet ju t ex hur mycket en mandag kostar om vi köper den. I andra sammanhang kan omräkningen bli mer komplicerad. Det är långtifrån allt som går att räkna om till pengar. Om ett system ‘teater’ producerar produkten ‘kulturupplevelser’, hur ska då dessa kunna jämföras med de pengar det kostat att producera upplevelsen?

I de allra flesta fall är det inte lika enkelt att bedöma effektiviteten som hos vår farmare. Nästa alltid måste en mängd omätbara, subjektivt värderade, input och output tas med i beräkningen.

Det synsätt som vi hittills använt på effektiviteten har varit input/output-synsättet. Ett annat sätt att se på effektiviteten är att jämföra uppoffringarna med de mål man ställt upp för systemet - s k måleffektivitet. Farmen i Honduras kanske har som mål att hans jordbruk ska ge en dräglig inkomst så att familjen ska få mat och bostad och barnen få utbildning. Effektiviteten skulle enligt det synsättet kunna ställas upp som:

Måleffektiviteten = Måluppfyllelse / Uppoffringar

där måluppfyllelsen är förhållandet mellan det satta målet och det uppnådda resultatet.

Om farmaren får ett dåligt resultat från sin gård, blir det svårt att få pengar över till barnens utbildning. Måluppfyllelsen är låg. Har han dessutom gjort stora uppoffringar, blir måleffektiviteten usel.

Vi har i det här exemplet diskuterat produktivitet och effektivitet för ett delsystem i farmen - Risodling. Naturligtvis kan vi föra motsvarande resonemang för hela systemet.

Vi har lärt oss att system kan indelas i flera delsystem. Indelningen i delsystem kan göras efter flera olika grunder, men för samtliga gäller att de ska dela systemet på ett naturligt sätt som möjligt. Detta blir särskilt viktigt vi delsystemindelning av administrativa system, där det kan vara svårt att se vad som är naturligt.

Vidare har vi lärt oss att på några olika sätt mäta ett systems prestationsförmåga eller duglighet. Produktivitet, effektivitet och måleffektivitet är olika mått på ett systems prestationsförmåga. Måtten har olika användbarhet i olika sammanhang.